Hoe voorkom ik dat mijn e-mail als SPAM wordt gezien?

Onderstaand vindt u een aantal tips, waarmee u kunt voorkomen dat uw e-mail berichten onterecht worden herkent als SPAM. Het is niet erg als uw bericht op enige punten worden gezien als SPAM. Het is normaal dat e-mails punten krijgen. Zolang de spam-filter bij de ontvanger correct is afgesteld worden deze berichten niet direct gezien als SPAM. Er zijn echter een paar punten om rekening mee te houden.

Gebruik een SPF record
Een SPF record is een TXT dns record dat aangeeft welke mailserver mag mailen namens jouw domeinnaam.
Wanneer er geen SPF is ingesteld, dan is er voor de ontvangende partij geen mogelijkheid om te verifiëren of de mail betrouwbaar is of niet. Door een SPF record in te stellen krijgt je mail direct een hogere reputatie.

Hoe controleer ik of er een SPF record is ingesteld?
Het is mogelijk om hiervoor gebruik maken van verschillende online tools.
Een voorbeeld is: DmarcAnalyzer of MxToolbox

Hoe kom ik aan een SPF record?
Op onze DirectAdmin en cPanel servers wordt automatisch een dns record aangemaakt.
Op SATserver is dit aan te passen bij Geavanceerd --> SPF-records. Zet de SPF status op Aan.

Gebruik een DKIM (domain key) record
Een DKIM is een handtekening van de mailserver.
De handtekening moet overeenkomen met de DNS record.
Ook het gebruik van een DKIM zorgt ervoor dat de waarde van de mail omhoog gaat en minder snel bij een ontvanger in de ongewenst map terecht komt.

Ook hier geld net zoals bij het SPF record dat er in de DNS een DKIM TXT record moet zijn.
Deze wordt in DirectAdmin en cPanel automatisch aangemaakt.
Bij SATserver dient dit handmatig ingeschakeld te worden, dit kan door bij Geavanceerd --> DomainKeys de status op Aan te zetten.

Gebruik een DMARC
Een DMARC is ook een TXT record, en is ook een goede manier om je mail in de gaten te houden.
DMARC controleert zowel de SPF als DKIM (afhankelijk hoe je het zelf instelt) en op basis van het ingestelde DMARC record kan de inkomende server een keuze maken om de mail aan te nemen of niet. Ook kan je een melding krijgen wanneer er iets mis is met de email (bijvoorbeeld ongeautoriseerd gebruik)   .

Nog enkele tips

• Wees eerlijk in de headers van een bericht. Zo dient de afzender (from) ook daadwerkelijk het afzenderadres te zijn. Gebruik als email adres altijd je eigen domeinnaam.
• Zorg ervoor dat de ontvanger in de headers staat vermeld. Wanneer de ontvanger een lijst of een groepadressen is, vermeld dit dan in de headers.
• Spammers proberen de afzenders en bestemming te verbergen. Probeer dit zelf niet, hierdoor zal de e-mail als SPAM worden gezien door de filters.
• Wanneer u onnodigde headers toevoegt aan uw bericht zal het bericht eerder als SPAM worden aangemerkt.
• Gebruik in de headers de juiste datum/tijd format.
• Zorg ervoor dat op een eventuele eigen server de juiste tijdzone is ingesteld.

Domeinen

• Gebruik een bestaand domein dat een geldig IP-adres heeft. Dit geldt voor het e-mailadres van zowel de verzender als de ontvanger, maar ook voor het Reply-To adres.
• Gebruik SPF, DKIM en DMARC in de DNS.

E-mailprogramma's en opmaak

• Gebruik e-mailprogramma en tools die correct werken. Correct opgemaakte e-mails (technisch correct) worden zelden opgemerkt als SPAM. E-mails met missende mime secties, foutieve of missende?message-ids en/of datum headers, onderwerp en/of andere headers met unescaped unicode, etc., worden vaak aangemerkt als SPAM.
• Vermijd onnodige encoding. Gebruik geen base-64 encoding tenzij het echt nodig is.
• Schrijf geen disclaimer onderaan uw bericht welke claimt dat uw bericht geen SPAM is of voldoet aan alle SPAM eisen. Dit is juist wat SPAM berichten wél doen.
• Wanneer er wetgeving actief is betreffende SPAM, zorg er dan voor dat berichten daadwerkelijk voldoen aan de wetgeving.
• Let op normaal taalgebruik. Gebruik geen extreme hoeveelheden spaties in het bericht of hoofdletters in het onderwerp.
• Gebruik geen onnodige spaties zoals S P A T I E.
• Gebruik geen bijzondere tekens in woorden. (Bijv00rbeeld, bijvoorb33ld, r@ar).
• Vermijd bepaalde onderwerpen in berichten zoals viagra, rolex horloges, sexueel getinte zaken, drugs of medische behandelingen. Met een combinatie van deze woorden wordt een bericht meestal tot SPAM gerekend, zelfs wanneer verder alles in orde is.

• Wanneer u HTML berichten verstuurd gebruik dan een goede html editor. Vermijd het gebruik van MS Word, dit programma laat vaak lege html-tags zoals "" achter. Lege of foutieve tags zullen spampunten opleveren.
• Wanneer u in HTML een title tag gebruikt, zorg er dan voor dat deze relevant is. Sommige programma's laten de title leeg of zetten hier 'untitled page' of 'naamloos' in.
• Gebruik geen onzichtbare tekst in HTML code, gebruik een normale grootte tekst.
• Gebruik geen programma's om HTML e-mails te volgen. Wanneer u per se een bericht wilt volgen, doe dat dan zichtbaar in de html.

• Verstuur geen grote hoeveelheden e-mail met hetzelfde bericht en/of onderwerp.
• Gebruik voor grote hoeveelheden een externe mail leverancier, zoals bijvoorbeeld mailchimp of een ander nieuwsbrief partij.
• Wees voorzichtig met eventuele adverteerders in uw emailberichten. Sommige URL's zijn namelijk opgenomen in een blacklist.
• Een nieuwsbrief mailing moet wettelijk gezien altijd een afmeldmogelijkheid hebben, wanneer deze niet aanwezig is kan een ontvanger beslissen dit te melden aan een blacklist.
• Voor grote aantallen mails (honderden / duizenden) raden we aan om een dienst te gebruiken als bijvoorbeeld Mailchimp, zij zijn gespecialiseerd in het versturen van grote aantallen mails.

Zodra iemand aangeeft dat de mail in de spam komt is het verstandig of de ontvanger de email headers door kan sturen. Aan de hand van deze gegevens kan je misschien zien waarom de mail als spam wordt gezien.
Bijvoorbeeld omdat de SPF of DKIM niet goed is. Wanneer wij moeten onderzoeken waarom een mail in de spam komt, zullen wij ook om de headers vragen.
Verder kan je ook gebruik maken van de website: mail-tester.com, daar staat een email adres waar je een mail naartoe kan sturen. Als je vervolgens op de knop: check vervolgens je score klikt, zal hij de email headers analyseren en tips geven.
Mocht je aan alle voorwaarden voldoen en haal je een score van 10/10 dan kan je helaas niet heel veel meer doen en wordt het op basis van: of email adres of ip adres in de spam folder geplaatst.

Outlook, hotmail en live
Vooral bij outlook horen we vaak klachten dat mails in de spam geplaatst worden.
De enige optie die je dan nog hebt is een eigen VPS of dedicated server af te nemen, je hebt dan een eigen ip adres en alleen je eigen klanten mailen dan via dat ip adres. Wel kost het tijd om dit goed in de gaten te houden. Garantie dat een mail in de inbox komt is helaas niet mogelijk. Hotmail heeft als principe dat als een mail in de ongewenst map komt, de ontvanger zal aangeven dat het geen spam is. Helaas wordt de spam folder bij sommige mensen vaak achterwege gelaten waardoor mails onopgemerkt blijven. Vraag je klanten bij hotmail / outlook / live of ze je willen toevoegen aan de veilige / vertrouwde afzenders. Dit heeft een positieve invloed op het ip adres, wat er voor zal zorgen dat de mail bij de ontvangers in het algemeen ook minder snel in de spam folder komt.